La función de Denuncias en Aboard permite a tus empleados enviar informes anónimos según las categorías que hayas definido. Luego, los administradores podrán gestionar estos informes de manera adecuada.
🛠️ Primeros pasos
El primer paso es que uno de tus administradores active la función de Denuncias en la configuración de la empresa dentro del portal de administración.
A continuación, selecciona un responsable, quien podrá ver todos los informes enviados. Luego, escribe una descripción que se mostrará en tu página de denuncias.
Es importante tener en cuenta que la posibilidad de ofrecer un canal de denuncias y los tipos de casos que pueden reportarse suelen estar sujetos a requisitos legales. Por ejemplo, las empresas en la UE que superan cierto tamaño están obligadas a ofrecer un canal para recibir denuncias sobre ciertos temas. Sin embargo, las leyes de protección de datos pueden limitar la posibilidad de procesar informes sobre otros asuntos. Asegúrate de conocer los requisitos legales que se aplican en tu caso y ajusta la descripción para tus empleados, así como las categorías de casos que pueden reportar.
Hemos proporcionado una descripción predefinida para los empleados, pero puedes modificarla según lo necesites.
Las categorías predeterminadas para los informes son las siguientes:
Irregularidades financieras
Otras conductas indebidas de interés público
Infracción de leyes y regulaciones
Riesgos para la vida y la salud de las personas
Otros
Por último, puedes asignar distintos responsables que se encargarán de gestionar los informes una vez que hayan sido enviados.
📩 Enviar una denuncia
Una vez activada la función de Denuncias, los denunciantes podrán enviar un informe a través de dos métodos:
En la Configuración de la Empresa dentro del portal de administración, habrá un botón llamado "Enlace a la página de denuncias". Puedes compartir este enlace en cualquier sitio externo para que los no empleados puedan enviar informes, incluso si no tienen una cuenta en Aboard.
En el portal del empleado, habrá acceso a la función de Denuncias en la esquina inferior izquierda.
Esto abrirá una nueva pestaña en tu navegador, donde los usuarios podrán leer el texto que configuraste y enviar un informe que incluirá un mensaje, una categoría y, si lo desean, un correo electrónico de contacto. Se recomienda proporcionar un correo electrónico de contacto, ya que así recibirán un mensaje de confirmación con un código de acceso, que será necesario para hacer seguimiento del caso. Una vez completado el envío, se mostrará una página de confirmación.
📊 Gestión de los informes
Cuando se envíe un nuevo informe, el supervisor y el responsable asignado a esa categoría recibirán una notificación. Luego, podrán revisar el informe desde la sección de Denuncias en el menú principal del portal de administración:
Al seleccionar un caso, podrán realizar las siguientes acciones:
Enviar un mensaje a la persona que envió el informe. Ten en cuenta que los mensajes enviados desde el portal de administración no son anónimos. La persona que hizo la denuncia recibirá una notificación por correo electrónico.
Añadir notas internas al caso. Estas notas solo serán visibles para las personas con acceso al caso, no para el denunciante.
Modificar la categoría o reasignar el caso a otro responsable.
Cerrar el informe una vez que el caso haya sido resuelto.
🔍 Seguimiento del caso
Para consultar el estado de un informe enviado, la persona denunciante deberá acceder a la misma página de denuncias donde hizo el reporte.
Allí, podrá hacer clic en el botón "Ver caso" e ingresar su código de acceso. Desde esta sección, podrá comunicarse de forma anónima con los responsables del caso, ver los mensajes recibidos y, si lo desea, cerrar el caso.
📁 Cierre del caso
¿Todo resuelto?
Si eres la persona denunciante, puedes cerrar el caso desde la misma página donde realizaste el seguimiento.
Si eres el responsable del caso, puedes cerrarlo desde la esquina superior derecha del informe en el portal de administración.
El estado del caso cambiará a "Cerrado" y los detalles se almacenarán en tu cuenta durante los siguientes 24 meses.
Por último, se enviará una notificación por correo electrónico confirmando el cierre del caso.